Um arquivo bem estruturado, com profissionais aos quais seja reconhecido valor e competência, proporciona esta maior competitividade. O arquivo sendo uma função primordial dentro de uma Organização, reflecte todas as suas actividades. É com base na informação preservada nos documentos de arquivo corrente em qualquer suporte que o gestor toma as decisões, além disso, facilita o trabalho de todas as funções de uma Organização. São também os documentos de arquivo que guardam a memória das Organizações, permitindo fazer estudos retrospectivos.
Como qualquer outra função, o arquivo tem de estar dotado de instrumentos que permitam a sua gestão, que contribuam para a sua eficácia, racionalizando e agilizando os processos de tomada de decisão para os quais contribui.
As tecnologias podem contribuir para melhorar a gestão de documentos desde que respeitem padrões internacionalmente aceites, os quais implicam a necessária cumplicidade da arquivística com a tecnologia.